Hybrid-Events neu gedacht: Torsten Pinter vom Hotel Sempachersee über die Zukunft von Kongressen und Seminaren

Wer heute eine grössere Tagung oder ein Seminar plant, steht früher oder später vor einer Frage, die vor wenigen Jahren noch kaum jemand gestellt hätte: Sollen wir das hybrid machen? Das Hotel & Conference Center Sempachersee in Nottwil, eines der fünf grössten Konferenzhotels der Schweiz, beobachtet diesen Wandel aus nächster Nähe. General Manager Torsten Pinter empfängt dort pro Jahr Tausende von Veranstaltungsgästen und erlebt täglich, wie sich die Erwartungen von Veranstaltern und Teilnehmenden verändern. Sein Haus verfügt über mehr als 40 Tagungsräume, 150 Gästezimmer und die Kapazität für Veranstaltungen bis zu 2000 Personen. Das macht es zu einem Ort, der das Thema Hybrid nicht theoretisch diskutiert, sondern operativ lebt.

Das Wichtigste vorab: Hybrid-Events sind kein Trend, der sich wieder verflüchtigt. Sie sind eine strukturelle Verschiebung in der Art, wie Unternehmen und Organisationen ihr Wissen teilen, ihre Mitarbeitenden weiterbilden und ihre Netzwerke pflegen. Wer das noch als vorübergehende Erscheinung der Pandemiejahre abtut, verpasst den Zug.

Was "hybrid" eigentlich bedeutet und was nicht

Hybrid-Events sind im Grunde das, was ihr Name verspricht: eine Veranstaltung mit zwei Publikumsgruppen gleichzeitig. Die eine sitzt im Saal, spürt die Energie des Raumes und tauscht sich in der Kaffeepause mit dem Referenten aus. Die andere ist per Bildschirm zugeschaltet, vielleicht aus dem Homeoffice in Zürich, vielleicht aus einem Büro in München oder Mailand.

Klingt einfach, ist es aber nicht. Wer glaubt, ein Hybrid-Event entstehe dadurch, dass man eine Kamera aufstellt und einen Streaming-Link verschickt, unterschätzt das Format gewaltig. Das wäre so, als würde man ein Restaurant eröffnen, nur weil man einen Herd besitzt. Hybride Veranstaltungen verlangen ein vollständiges Umdenken in der Dramaturgie, der Technik und der Moderation. Es geht nicht darum, den physischen Anlass für Online-Teilnehmende zu übertragen. Es geht darum, ein eigenständiges Erlebnis zu schaffen, das beiden Gruppen gleichermassen gerecht wird und das ist ein fundamentaler Unterschied, den viele Veranstalter noch immer unterschätzen.

Die Einschätzung aus dem Betrieb: Klein, kurzfristig, hybrid

Torsten Pinter formuliert es klar und ohne Umschweife: Er erwartet, dass ein wachsender Teil der Seminare und Workshops, die bisher ausschliesslich vor Ort stattfanden, künftig hybrid organisiert werden, besonders bei kleineren Meetings und preissensiblen Anlässen.

Das ist keine blosse Spekulation. Es ist eine Beobachtung aus dem operativen Alltag eines Hauses, das den Veranstaltungsmarkt seit Jahrzehnten kennt. Die wirtschaftliche Logik dahinter ist nachvollziehbar: Unternehmen buchen ihre Seminare heute kleiner und kurzfristiger. Der Budgetdruck ist real, die Planungszeiträume kürzer geworden. Hybrid ist da nicht nur eine technische Option, sondern oft auch eine handfeste Kostenfrage und gleichzeitig ein Weg, mit demselben Aufwand deutlich mehr Menschen zu erreichen. Wer 80 Personen in den Saal bringt und weitere 120 digital zuschalten kann, hat sein Publikum mehr als verdoppelt, ohne das Catering entsprechend skalieren zu müssen. Das rechnet sich.

Technik als Grundlage, nicht als Beiwerk

Was macht einen wirklich guten Hybrid-Event aus? Zunächst die Technik, und zwar nicht als Notlösung oder nachträgliche Erweiterung, sondern als vollwertige Infrastruktur von Beginn an.

Stabile Bandbreite, professionelle Kameraführung, ein durchdachtes Tonkonzept und Plattformen, die echte Interaktion ermöglichen, das sind keine Extras. Sie sind der Unterschied zwischen einer Veranstaltung, die funktioniert, und einer, bei der die Remote-Teilnehmenden nach zwanzig Minuten geistig aussteigen. Wer online dabei ist, will nicht das Gefühl haben, auf die Resteverwertung des physischen Events angewiesen zu sein. Er will Fragen stellen können. Er will sehen, was auf der Bühne passiert. Er will gehört werden, im wörtlichen und übertragenen Sinn.

Schlicht gesagt: Schlechter Ton killt jeden Hybrid-Event schneller als jeder inhaltliche Schwachpunkt. Das Hotel Sempachersee trägt dem Rechnung mit 45 modernisierten Seminarräumen, die technisch auf hybride Anforderungen ausgerichtet sind und mit flexiblen Raumkonzepten punkten.

Das Programm muss für zwei Welten gleichzeitig funktionieren

Technik allein macht noch keinen guten Hybrid-Event. Das Programm muss von Grund auf für zwei Publikumsgruppen gedacht werden und das ist eine gestalterische Aufgabe, die mehr Sorgfalt verlangt, als die meisten Veranstalter im Vorfeld einplanen.

Ein Ablauf, der für den Saal optimiert ist und online lediglich mitläuft, funktioniert nicht. Stellen Sie sich vor, Sie sind Gast an einem Tisch, an dem die Hälfte der Anwesenden nur schweigend zugehört hat. Das Gespräch fühlt sich schief und unvollständig an. Genau dieses Ungleichgewicht gilt es zu vermeiden. Breakout-Sessions in digitalen Räumen, moderierte Q&As, bei denen online und vor Ort gestellte Fragen gleichermassen Gewicht haben, Live-Umfragen, die beide Gruppen gleichzeitig einbinden, das sind keine Spielereien. Das ist konsequente Dramaturgie.

Man braucht ausserdem jemanden, der beide Welten aktiv im Blick behält. Eine Moderation, die den Saal bedient und dabei den Chat vergisst, hat die Hälfte ihrer Aufgabe nicht erledigt. Das ist eine eigene Kompetenz. Und sie ist nicht selbstverständlich.

Der Veranstaltungsort als unterschätzter Faktor

Nicht jede Location eignet sich für hybride Formate und das ist ein Punkt, der in der Diskussion über Hybrid-Events erstaunlich oft zu kurz kommt.

Es reicht nicht, einen grossen Saal und einen guten Internetanschluss zu haben. Hybride Veranstaltungen brauchen flexible Raumkonzepte, die sowohl die physische Atmosphäre hochhalten als auch die technischen Anforderungen des digitalen Streams vollständig erfüllen. Akustik, Lichtführung, Kamerawinkel, die Raumaufteilung für die Vor-Ort-Teilnehmenden ohne tote Winkel, all das gehört zur Grundausstattung, nicht zur Kür. Wer eine hybride Veranstaltung in einem Raum durchführt, der dafür nicht konzipiert ist, kämpft von der ersten Minute an gegen die eigene Infrastruktur an. Das kostet Energie, Nerven und am Ende die Zufriedenheit beider Publikumsgruppen.

Das Hotel Sempachersee verfügt mit über 40 flexibel gestaltbaren Tagungsräumen über eine Infrastruktur, die genau diesen Anforderungen gerecht wird. Die Räumlichkeiten lassen sich individuell an die Bedürfnisse der jeweiligen Veranstaltung anpassen, und das gesamte Hotelgelände ist vollständig barrierefrei. Ein Aspekt, der gerade bei hybriden Kongressen mit diversen Teilnehmergruppen keine Nebensache ist, sondern zum Qualitätsversprechen gehört.

Was hybrid nicht kann und warum das ehrlich gesagt werden muss

So viel für das Format spricht: Es hat Grenzen. Und die sollte man benennen, statt sie zu verschweigen.

Networking, dieser oft unterschätzte, aber zentrale Mehrwert von Präsenzveranstaltungen, lässt sich nicht digitalisieren. Das kurze Gespräch am Kaffeeautomaten, der zufällige Kontakt beim Mittagessen, das spontane Weiterreden nach dem letzten Vortrag, das ist schwer zu replizieren, egal wie gut die Plattform ist und wie durchdacht das Programm wurde. Pinter weiss das. Deshalb sieht er Hybrid nicht als Ersatz für physische Begegnung, sondern als Ergänzung für jene Situationen, in denen Präsenz aus Zeit-, Kosten- oder Mobilitätsgründen schlicht nicht möglich ist.

Es geht um Reichweite ohne Qualitätsverlust. Nicht um Bequemlichkeit auf Kosten des Erlebnisses. Wer Hybrid als günstigere oder einfachere Alternative zur Präsenzveranstaltung versteht, wird enttäuscht werden. Wer es als eigenständiges Format begreift, das beide Welten ernst nimmt, kann damit ausserordentlich viel erreichen.

Die Botschaft für Veranstalter

Hybrid ernst nehmen heisst, es von Anfang an mitzudenken. Bei der Wahl des Ortes, bei der Konzeption des Programms, bei der Auswahl der Technik und beim Briefing der Referentinnen und Referenten. Es ist kein Feature, das man nachträglich draufsetzt. Es ist eine Haltung gegenüber dem gesamten Publikum, dem physischen wie dem digitalen.

Die Frage ist längst nicht mehr ob hybrid, sondern wie gut hybrid. Wer das Format mit der nötigen Sorgfalt angeht, mit dem richtigen Ort, der passenden Technik und einem Programm, das beiden Zielgruppen wirklich gerecht wird, kann Veranstaltungen schaffen, die mehr Menschen erreichen und trotzdem Tiefgang haben. Das ist kein Widerspruch. Es ist das Versprechen, das hinter dem Begriff steckt. Und ob es eingelöst wird, entscheidet sich bei der Planung, lange bevor die erste Präsentation auf der Leinwand erscheint.

pd